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LABORATÓRIO DE SAÚDE PÚBLICA

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LABORATÓRIO DE SAÚDE PÚBLICA

Coordenação de Suporte Operacional

CSO - Coordenação de Suporte Operacional

A Coordenação de Suporte Operacional tem a atribuição de gerenciar todas as atividades consideradas meio, de forma articulada às áreas fins da organização, com foco na eficiência e efetividade das ações e serviços de vigilância laboratorial. 


A CSO compreende os seguintes setores:
 
• Compras; 
• Financeiro; 
• Almoxarifado; 
• Patrimônio; 
• Transporte; 
• Manutenção; 
• Recepção Geral, incluindo os serviços de telefonia; 
• Vigilância; 
• Reprografia. 


Atribuições da Coordenação de Suporte Operacional - CSO 

• Apoiar a Comissão Permanente de Licitação - COPEL na viabilização dos processos licitatórios, fazendo o diligenciamento, para garantir o atendimento às solicitações das coordenações, SESAB e órgãos externos quanto às especificações dos produtos, serviços e aos prazos de fornecimento desejados; 
• Articular junto à Assessoria Técnica a validação documental quanto aos aspectos legais e formais necessários a regular tramitação dos processos licitatórios de aquisição de insumos e prestação de serviços; 
• Analisar as solicitações de aquisição de insumos da organização considerando estoque atual, consumo médio, quantidade solicitada e cronograma de entrega; 
• Consolidar e monitorar a atualização da planilha de aquisição de insumos e prestação de serviços; 
• Gerenciar administrativamente os convênios e contratos terceirizados; 
• Promover, em parceria com as coordenações, a elaboração, consolidação e avaliação da programação anual de aquisição de insumos e prestação de serviços; 
• Fornecer o suporte à SUVISA e demais áreas da SESAB, no que se refere ao atendimento de demandas da sua área de competência; 
• Coordenar a Vigilância para controlar o movimento de entrada e saída de pessoas na portaria do LACEN-BA e manter a segurança da organização; manter-se vigilante em relação ao acesso de pessoas estranhas ou desconhecidas, exercendo, quando necessário, a abordagem pertinente e o controle formal do acesso, segundo orientações definidas; prestar esclarecimentos e orientações solicitadas por terceiros, em relação à localização e acesso ao setor de destino; 
• Coordenar a Reprografia para gerenciar o recebimento e distribuição de documentos advindos da SESAB e de outras organizações; realizar as atividades pertinentes ao setor de reprografia, garantindo o controle de todas as cópias realizadas; 
• Coordenar a Recepção para recepcionar e fornecer informações sobre os serviços do Laboratório, para os clientes e demais solicitantes; direcionar os visitantes aos setores/pessoas após o devido registro; 
• Coordenar a Copa para conservar os equipamentos, instrumental e instalações existentes na copa, dentro dos padrões de confiabilidade requeridos, a fim de garantir a guarda segura da alimentação dos funcionários; guardar os alimentos dos servidores, bem como aquecer os mesmos no momento do almoço; assegurar o manuseio, tratamento e destinação adequados, relacionados com as sobras, devoluções e resíduos alimentares; 
• Coordenar e gerenciar a execução das atividades dos setores Financeiro, Compras, Almoxarifado, Patrimônio, Transporte e Manutenção. 



Atribuições do Financeiro 

• Acompanhar e processar a execução orçamentária e o gerenciamento financeiro do LACEN; 
• Fornecer informações necessárias para a tomada de decisões pelos setores do LACEN e contribuir para a elaboração de relatórios gerenciais para o Fundo Estadual Bahia - FESBA, dentre outros órgãos da Administração Pública; 
• Liquidar os pagamentos do LACEN-BA via sistema vigente; 
• Gerir a carteira de contas a pagar no sentido de assegurar a liquidação dos débitos nos prazos pactuados; 
• Garantir o recolhimento dos tributos, encargos legais e trabalhistas, relacionados aos contratos vigentes; 
• Manter atualizada a conciliação bancária de todas as contas correntes; 
• Realizar o acompanhamento e processamento dos processos de solicitação de diárias/adiantamentos, bem como das respectivas comprovações de viagens.

Atribuições de Compras 

• Receber da CSO os processos relacionados às solicitações de aquisição e prestação de serviços provenientes das Coordenações, procedendo a análise, cotações, verificação da disponibilidade de recursos financeiros e conclusão da fase interna da licitação, encaminhando à COPEL, quando necessário; 
• Atuar em parceria com a COPEL na viabilização dos processos licitatórios, nas modalidades previstas na legislação vigente;  
• Preparar toda documentação necessária para conclusão da fase interna dos processos licitatórios de acordo com a legislação vigente; 
• Identificar novos fornecedores e/ou produtos, propondo a avaliação dos mesmos e sua integração no banco de dados do SIMPAS e na relação de produtos padronizados pela organização; 
• Realizar em parceria com o almoxarifado e coordenações a avaliação periódica dos fornecedores. 

Atribuições do Almoxarifado 

• Gerenciar, junto ao Setor de Compras, o recebimento do documento interno - Autorização de Fornecimento de Materiais – AFM, contendo quantidade, descrição do produto, fornecedor, preço unitário e total, como também o cronograma de entrega; 
• Coordenar e acompanhar as atividades relacionadas com o recebimento físico de produtos, efetuando sua conferência e inspeção, observando critérios de controle de validade, lote e outros parâmetros que garantam a qualidade dos produtos recebidos; 
• Requisitar a presença da coordenação demandante, quando necessário, para conferir e atestar os insumos no ato da chegada ao almoxarifado do LACEN-BA; 
• Receber, protocolar e encaminhar as notas fiscais para o setor financeiro, com o atesto do almoxarifado e respectiva área técnica; 
• Atualizar os dados relativos aos itens em estoque, a partir da nota fiscal, através dos sistemas informatizados, visando garantir a precisão dos registros quanto à movimentação do estoque; 
• Garantir as condições apropriadas à identificação, guarda e armazenamento dos insumos, segundo as normas técnicas da Vigilância Sanitária e recomendações dos fabricantes; 
• Atender aos pedidos das Coordenações através do documento interno Solicitação de Material – SM, atentando para a verificação da unidade de fornecimento e realizando a atualização dos sistemas informatizados; 
• Coordenar a distribuição dos produtos e insumos, seja na unidade central, ou nas unidades descentralizadas, sendo esta última em parceria com o setor de transportes; 
• Fornecer para a CSO relatórios periódicos dos pontos de ressuprimento e segurança dos produtos e insumos; 
• Realizar periodicamente o inventário dos estoques de produtos; 
• Realizar, em parceria com o setor de compras e coordenações, a avaliação periódica dos fornecedores. 

Atribuições do Patrimônio 

• Receber, registrar, controlar, garantir a guarda, conservação e desfazimento dos bens pertencentes à organização; 
• Efetuar os registros e controles das movimentações e disponibilidades de bens patrimoniais pertencentes à organização, identificando cada bem e sua localização, emitindo e arquivando os termos de responsabilidade assinados pelos responsáveis dos setores; 
• Controlar os bens patrimoniais obedecendo às rotinas de tombamento, transferência, movimentação, baixa, e de inventário dos bens adquiridos; 
• Realizar a atualização dos dados quando houver alienação ou transferência de setor; 
• Realizar periodicamente inventário dos bens, descrevendo por setor e coordenação; 
• Alimentar e manter atualizado o Sistema de Administração de Patrimônio - SIAP, que consolida informações e permite gerenciamento físico e financeiro dos bens permanentes da organização. 

Atribuições do Transporte: 

• Realizar a gestão logística da frota dos veículos oficiais para uso em serviço local e fora do perímetro urbano, seja transportando pessoas ou materiais/insumos; 
• Coordenar os motoristas lotados na unidade e definir as escalas e roteiros de trabalho; 
• Gerenciar serviços de manutenção preventiva e corretiva para a frota; 
• Realizar gestão de abastecimento, incluindo controle de quilometragem. 

Atribuições da Manutenção: 

• Garantir a conservação e manutenção do patrimônio do laboratório no que se refere aos aspectos prediais (construção civil) e aos equipamentos instalados; 
• Acompanhar a execução dos contratos de prestação de serviços de manutenção preventiva e corretiva do LACEN-BA; 
• Organizar a área de Manutenção para atender às solicitações internas de serviços dos diversos setores, garantindo a satisfação dos clientes internos; 
• Fornecer o suporte necessário aos serviços de engenharia e arquitetura. 
 

Atribuições Gerais 

• Identificar as necessidades e oportunidades de melhoria de processos, bem como coordenar e avaliar a elaboração e execução de estudos e projetos concernentes à modernização técnica e cientifica, em alinhamento com o planejamento estratégico da organização; 
• Alimentar e manter atualizados os bancos de dados dos sistemas de informação específicos da sua área de atuação; 
• Participar de pesquisas, programas e projetos pertinentes à sua área de atuação; 
• Elaborar solicitação de compras e ou serviços com termo de referência, compor itens, quando necessário, encaminhar ao setor competente e monitorar a tramitação do processo; 
• Monitorar indicadores pertinentes às ações desenvolvidas; 
• Elaborar os relatórios de gestão e analisar as informações de forma a subsidiar o processo decisório, seja de demandas internas ou externas na sua área de competência; 
• Participar das reuniões de acompanhamento e avaliação de desempenho, apresentando os resultados alcançados pela coordenação, contribuindo para a tomada de decisões; 
• Elaborar e zelar pelos documentos do SGQB e garantir o cumprimento das Normas, POP e Rotinas da sua área de atribuição; 
• Zelar, junto aos servidores, para manter o compromisso com a ética,a segurança e o sigilo dos dados de seus clientes;  
• Controlar as movimentações e disponibilidades de bens patrimoniais alocados na coordenação; 
• Manter atualizadas as informações da coordenação no canal LACEN-BA; 
• Supervisionar e avaliar o desempenho dos estagiários durante a permanência na coordenação; 
• Planejar a força de trabalho, incluindo mapeamento de necessidades, redimensionamento do quadro de pessoal, matriz de competências, ambiência física e relacional; 
• Propor e/ou promover ações científicas e educativas voltadas para o aperfeiçoamento dos processos e melhoria da qualidade técnica e administrativa; 
• Atender as solicitações de treinamentos das organizações parceiras; 
• Implantar, acompanhar e avaliar periodicamente os controles de qualidade internos e externos dos ensaios realizados, em alinhamento com as diretrizes das normas técnicas da qualidade e de biossegurança. 

Usuários: 

• Coordenações e profissionais das áreas técnicas e administrativas do LACEN-BA; 
• Unidades de vigilância; 
• Diretorias e Coordenações da SESAB; 
• Núcleos Regionais de Saúde (NRS); 
• Secretarias Municipais de Saúde (SMS) e demais unidades da Rede Estadual de Laboratórios.

SUVISA - Superitendência de Vigilância e Proteção da Saúde
Centro Administrativo da Bahia, 4ª Avenida, nº 400, Plataforma VI. lado B, 2º Andar
Salvador/Bahia CEP 41.745-000
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